في ما يلي نورد خمس كلمات وعبارات هامة يمكن استخدامها أثناء خدمة الزبائن: نود أن نعرب لكم عن خالص أسفنا لمواجهتكم لهذه المشكلة بناءً على خبرتنا في هذا المجال، إننا نرى أن هذا هو الخيار السليم والإجراء الصحيح الذي يجب اتخاذه استبدال كلمة "ولكن" بـ "كل ما أقوله هو أنّ" عند خروج الأمور عن السيطرة، يمكنكم تذكير العميل بقولكم "أنا أقوم بواجبي فحسب" بالطبع! هي كلمة أكثر فعالية بكثير من نعم يمكن لهذه العبارات الخمس أن تساعد على تحسين تواصلكم مع العملاء وتحويل الأوضاع السلبية إلى حالات أكثر إيجابية. مهارات الاتصال : تعرّف على أُسس ومهارات عمليّات مراكز الاتّصالات في الشركات. ثلاث نصائح حول كيفية التعامل مع عميل غاضب الكثير منّا يصادف من وقت إلى آخر عند التعامل مع عملاء مشترين عميلًا غضبان – سواء كان ذلك داخل الشركة أم خارجها. ويكون بعض العملاء فظًين وغير معقولين، غير أنه في أغلب الأحيان يكون العملاء مقبولين ومعقولين. في ما يلي نورد ثلاث نصائح حول كيفية التعامل مع عميل غضبان والتخفيف من وطأة المشكلة عليه: استمع، واستمع، واستمع أكثر فأكثر لا تجادل العميل، حيث إنك لن تربح أبدًا أظهر تعاطفك مع العميل وبيّن له أنك تفهم جيدًا وتدرك تمامًا المشكلة التي يعانيها بعد إدراك المشكلة وفهم المسألة التي يواجهها العميل عليك بإيجاد الحلول، فإذا كنت قادرًا على ذلك فهذا عظيم!
- قسم مركز الاتصالات | جامعة قطر
- مهارات الاتصال : تعرّف على أُسس ومهارات عمليّات مراكز الاتّصالات في الشركات
قسم مركز الاتصالات | جامعة قطر
تستثمر الشركات مبالغ كبيرة من المال في مراكز الاتصال الخاصة بها ، لذا فهي تريد التأكد من أنها تعمل بأكبر قدر ممكن من الفعالية وأن يكون العملاء راضين عن سرعة وجودة الخدمة التي يتلقونها. يفعلون ذلك من خلال مراقبة جودة مراكز الاتصال وموظفيهم. غالبية هذه المرافق مزودة بمعدات مخصصة وموظفين يستجيبون للمكالمات الواردة ، لكن البعض يستجيب للمكالمات الصادرة. تتعامل مراكز الاتصال الواردة أيضًا مع مكالمات البيع ولكنها تستخدم أيضًا لخدمة العملاء ودعم العملاء. إذا قمت بشراء منتج أو خدمة من شركة كبيرة ، أو إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في هذا المنتج ، فستتعامل على الأرجح مع ممثل خدمة العملاء في مركز اتصال. وغالبًا ما يكون وكلاء مراكز الاتصال هؤلاء "وجهًا" للشركة لعملائها. قسم مركز الاتصالات | جامعة قطر. أغراض مراقبة مركز الاتصال يقوم مديرو مراكز الاتصال بمراقبة مراكز الاتصال فيما يتعلق بالأداء والجودة وتعيين مقاييس مؤشر الأداء الرئيسي (KPI) لهم. تتضمن مشكلات الأداء مقاييس مثل مدى سرعة وصول المتصل إلى مركز الاتصال ومدى سرعة وصوله إلى وكيل ، ومدى سرعة حل مشكلته وإغلاق المكالمة ، ومدة انتظار الانتظار أثناء المكالمة. تقاس هذه المقاييس عادة بنظام هاتف موزع المكالمات التلقائي (ACD) وتناقش في مكان آخر.
مهارات الاتصال : تعرّف على أُسس ومهارات عمليّات مراكز الاتّصالات في الشركات
وفي ما يلي نورد فرق العمل الاعتيادية التي تتواجد في أي مركز خدمات زبائن: عامل هاتف مركز خدمات الزبائن – يتولى مسؤولية الإجابة على الاتصالات الواردة من العملاء أو إجراء الاتصالات الصادرة من المركز. قائد فريق مركز خدمات الزبائن – يتولى المسائل المستعصية التي يعجز عامل الهاتف عن إيجاد الحلول لها. قائد فريق إدارة القوى العاملة – يتولى مسؤولية إعداد جداول بيانات الموظفين وساعات عملهم، وسجلات الأعياد الرسمية والإجازات. فريق إدارة الجودة النوعية – يتولى مسؤولية مراقبة التفاعلات، وإعداد بطاقات الأداء، والتوصية بتدريب عامل الهاتف أو التوصية باتخاذ إجراءات تصحيحية. فريق نظم المعلومات الإدارية – يتولى مسؤولية إعداد لوحات مؤشرات الأداء الرئيسية، بالإضافة إلى تقارير الأداء اليومية والشهرية والسنوية، وتقرير أعداد المكالمات، إلخ.. مدير مركز خدمات العملاء – يتولى مسؤولية الإدارة العامة لمركز خدمات العملاء. أفضل خمس كلمات وعبارات لاستخدامها أثناء خدمة العملاء عندما يتواصل العملاء مع مركز خدمة العملاء ، فهم عادةً يواجهون مشكلة ما، ما يعني أنهم بالفعل قد بدأوا تواصلهم معكم بتجربة سلبية. ومن أجل تحقيق هدفكم المنشود بتحويل تجربتهم السلبية إلى واحدة إيجابية، يجب الإمعان في انتقاء الكلمات والعبارات التي ستستخدمونها حيث إنها يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.
فعل الحق ، فإنه يوفر معلومات ممتازة عن "صوت العميل" التي تعتبر حاسمة لبرنامج رضا العملاء في الشركة. حدد عينة من المكالمات لاستخدامها في معايرة علاماتك. كل من يشارك في التسجيل يحتاج إلى تقييم نفس المكالمة بشكل دوري ومقارنة النتائج للتأكد من توحيد التسجيل. الحد الأدنى من خلال مراقبة عدد مهم من الناحية الإحصائية من المكالمات ، وسجلها مقابل بطاقة قياس معايرة ، وتقديم هذه البيانات إلى جميع المعنيين ، يمكن للشركة تعظيم قيمة مركز الاتصال وموظفي مركز الاتصال.