الرئيسية
/
مهارات
مفهوم السكرتارية - اعمال السكرتارية - مهام مدير المكتب
مفهوم السكرتارية - اعمال السكرتارية - مهام مدير المكتب | وظائف ناو
مفهوم السكرتارية →
علم السكرتارية بالعربية يقابله باللغة الإنجليزية مصطلح (Secretary)، هي عبارة عن مجموعة من الأعمال الهادفة إلى تقديم وتوفير خدمة المساعدة الإدارية داخل الشركة أو المصنع أو أي منشأة، كما تعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تنظر إلى تزويد الإدارة بجميع المعلومات والبيانات الضرورية التي من شأنها دعم بيئة العمل وتحقيق أعلى نسب النجاح، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية. إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، والقدرة على القراءة، والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة. أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة، ومع التطور الزمني صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية في أغلب منشآت العمل، مثل: المؤسسات، والشركات، والعيادات الطبية، ومكاتب المحاماة، وغيرها.
الأدوات المكتبية - موضوع
- لا بد أن يكون التقرير اليومي مرتباً وسهل القراءة، ولا توفر جهداً في شرح النقاط الغامضة. - يجب ترتيب التقرير اليومي بالتوقيت، بحيث يتم تحديد الوقت التي تم فيه انجاز مهمة معينة أو تلقي مكالمة... إلخ. - لا تترك تسجيل التقرير اليومي إلى نهاية الدوام، بل قم بإدخال المعلومات أولاً بأول. - تأكد بالاحتفاظ بنسخة من التقرير اليومي. ماهي وظائف الادارة المكتبية. التقرير الشهري التقرير الشهري أقل تفصيلاً من التقرير اليومي، فهو يعتبر محصلة الأعمال النهائية، وكما أن للتقرير اليومي بعض المعايير ليؤدي وظيفته كذلك للتقرير الشهري: - تأكد من تسجيل المهمات المنتهية أولاً بأول في التقرير الشهري. - تأكد من ترتيب التقرير الشهري ترتيباً زمنياً متقناً. - حاول أن تتجنب التفاصيل الدقيقة التي ذكرتها في تقاريرك اليومية، قدم النتيجة النهائية. - المهام المعلقة التي تم تأجيلها للشهر التالي يجب أن تحظى باهتمام خاص في التقرير الشهري مع ذكر سبب التأجيل. - تأكد بالاحتفاظ بنسخة من التقرير الشهري. بعد أن تعرفنا على كيفية وضع خطة تنظيمية للعمل، واتباع استراتيجية فعالة في متابعة المهام والأعمال، وتوثيق كل ذلك من خلال التقرير اليومي والشهرية، إليكم بعض النصائح التي تساعدكم على أداء أعمالكم المكتبية بالطريقة الصحيحة.
تخصص الإدارة المكتبية (كلية) | الكلية التقنية والمعهد الثانوي الصناعي ببلقرن
تسجيل توزيع الإعلان في التقرير اليومي. خطة العمل هذه من حيث المفهوم صالحة لجميع الوظائف، وهي على الرغم من كونها بديهية بالنسبة لمن يمتلكون خبرة طويلة في العمل إلا أنها ضرورية للمبتدأين أو لمن يعانون من الفوضى في إدارة أعمالهم ، وكتابة الخطة تساعد على الالتزام بها حتى تتحول لخطوات أوتوماتيكية. متابعة الأعمال توفر على الموظف الوقوع في أخطاء كبيرة بعد أن قمنا بتنظيم الخطة العامة للعمل من خلال تحديد المهام وكيفية القيام بكل مهمة من المهمات لا بد ان ننتقل لوضع خطة لمتابعة الأعمال. المقصود هنا بمتابعة الأعمال هو التأكد من نتائج الأداء والحصول على المخرجات المطلوبة، وذلك من خلال متابعة المهمة من البداية وحتى النهاية، تفادياً للأخطاء التي قد يقع بها الموظف نفسه أو أحد الموظفين المشاركين في المهمة نتيجة الإهمال أو سوء التقدير أو الاتصال غير الفعال. ماذا تعرف عن الإدارة المكتبية - أفضل إجابة. وكلما ازداد ضغط العمل كلما ازدادت فرص النسيان والشرود ، لذلك تشكل خطة مراجعة الأعمال ملاذاً آمناً للموظف وللشركة في آنٍ معاً. مثلاً: خطة متابعة الأعمال لوظيفة المحاسبة قسم المحاسبة من أكثر الأقسام حساسية في المؤسسة، وحجم المؤسسة هو ما يحدد عدد المحاسبين وعدد تخصصات المحاسبة في الشركة، لنفترض معاً أننا نتحدث عن تنظيم خطة متابعة الأعمال بالنسبة لمحاسب الديون.
ماذا تعرف عن الإدارة المكتبية - أفضل إجابة
[١]
ومن هذا المنطلق، كان لا بُدّ لنا من إلقاء الضوء على مفهوم الإدارة، حيث تعدّدت تعريفات الإدارة حسب الإداريّين، والمُفكِّرين بشكل كبير جداً، وفي هذا المقال بعضٌ من التعريفات التي عُرِّفت بها الإدارة، وهي على النحو الآتي: [٢]
وصف (Weihrich & Koontz) الإدارة بأنّها: "العمليّة الخاصّة بتصميم، وصيانة بيئة مُعيَّنة يعمل فيها الأفراد معاً -كفريق- بكفاءة؛ وذلك لإنجاز أهداف مُختارة". يرى (Holt) أنّ الإدارة هي: "العمليّة المُتعلِّقة بالتخطيط، والتظيم ، والقيادة، والرقابة لكلٍّ من الموارد البشريّة، والمادّية، والماليّة، والمعلومات في بيئة تنظيميّة مُعيَّنة". يعرِّفها (Taylor) على أنّها: "تحديد ما هو مطلوب عمله من العاملين بشكل صحيح، ثمّ التأكُّد من أنّهم يُؤدّون ما هو مطلوب منهم بأفضل الطرق، وأقلّ التكاليف". ما هي اهمية ادارة المكاتب - أجيب. [١] ومن خلال التعاريف السابقة يمكن القول بأنّ الإدارة هي: تنفيذ الأعمال بوسيلة فعّالة، وذات كفاءة؛ لتحقيق الأهداف التي تسعى إليها المُنظّمة، وذلك عن طريق الاستخدام الأمثل للموارد المُتاحة كلّها، والتي تتضمّنها عمليّات التخطيط ، والتنسيق، والتوجيه، والرقابة ، والتنظيم، والقيادة. [١]
أهمّية الإدارة
للإدارة أهمّية بالغة تتمثّل بالعديد من النقاط التي من أهمّها: [٣]
المساعدة على تحقيق أهداف المُنظَّمة: بحيث يتمّ تنظيم، وتنسيق، وتوجيه الموارد؛ بهدف تحقيق أهداف المُنظَّمة، دون إهدار للجهد، والوقت، والمال.
ما هي اهمية ادارة المكاتب - أجيب
يدرس أيضًا الطالب بعضًا من الدراسات الإسلامية وإجراءات السكرتارية، إدارة الوقت، والسلوك الوظيفي ومهارات الاتصال وكيفية استخدام الحاسب الآلي في الأعمال الكتابية وإدارة الموارد البشرية وإدارة الجودة الشاملة بالإضافة إلى تطبيقات الحاسب التكنولوجية المتقدمة. إلى هنا يكون قد أجاب لكم موقع الموسوعة العربية الشاملة على سؤال هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل كما يقدم لكم دائمًا كل ما يخص الوظائف بمختلف قطاعتها. للمزيد من المعلومات يمكنكم قراءة:
مهام المساعد الاداري في مختلف التخصصات
ما هي مواصفات مدير المكتب الفعال
يوجد العديد من المواصفات التي تجعل منك مدير مكتب فعال وناجح ، والتي تتضمن الآتي:
أن تكون قائد بالفطرة ، وذلك يعني أن تصبح مثال جيد لـ الموظفين ، حيث أن المدير الجيد الذي يكون قائد قوي سوف يصنع النجاح العام للممارسة قبل رغبات الموظفين واحتياجاتهم. أن تمتلك مهارات اتصال قوية ، حيث تعتبر مهارات الاتصال الجيدة من الأمور المهمة في أي دور مهني. يجب أن يكون لديك ثقة ومؤمن بنفسك وبحكمك على قيادة الآخرين ، فإن الثقة بالنفس تسمح للآخرين بالاعتقاد بقدراتك واتخاذ القرار والحكم. يجب أن تكون قادر على تحفيز غيرك ، حيث تتمثل إحدى مسؤوليات المدير في تحفيز الموظفين بشكل مستمر. احترام الموظفين ذلك يعتبر من ضمن التواصل الفعال مع الموظفين ، هو تبادل الاحترام وذلك يؤدي إلى فهم فريقك ، ومعرفة ما يؤثر على أدائهم. يجب أن تكون مجتهد ومثابر من أجل تحقيق الأهداف المرجوة ، حيث أن الجهود المستمرة من أجل إنجاز شيء ما هي أكبر مثال على الاجتهاد. نجد أن المدير الفعال والناجح هو شخص مشغول بشكل دائم ، حيث أن أداء وكفاءة مدير المكتب لهما تأثير عظيم وكبير على نجاح الممارسة وعلى نجاح العمل بشكل عام ، وتعتبر تلك المهارات ، والصفات هي خصائص يجب أن يمتلكها كل مدير مكتب.
3- داخل خدمات السجل التجاري ستجد العديد من خيارات الخدمات الخاصة بالسجل حيث نختار منها " الاستفسار عن المعلومات العامة لسجل تجاري شركة " او يمكنك اختيار " الاستفسار عن معلومات تفصيلية لسجل تجاري لشركة ". 4- سيتم نقلك الى صفحة " وصف الخدمة " و التي من خلالها سيتم وصف الخدمة المطلوبة بصورة موجزة و نضغط على زر " الدخول الى الخدمة ". 5- في صفحة " الاستفسار عن المعلومات العامة لسجل تجاري شركة " نقوم بادخال البيانات المطلوبة و هي " رقم السجل ، تاريخ الانتهاء ، رمز التحقق " ثم نضغط زر " تحقق ". 6- في الصفحة الاخيرة تظهر لنا المعومات المطلوبة.
شطب سجل تجاري لشركة ذات مسؤولية محدودة
في الصور التالية ستجد بعض القواعد والأوراق المطلوبة وذلك من خدمة السجل التجاري من بوابة الحكومة المصرية: 3. تقوم بالتقديم على طلب للحصول على (شهادة ترخيص مزاولة المهنة). تقوم بملء طلب لاستخراج شهادة الترخيص مقابل (رسوم رمزية). بعد استلام شهادة مزاولة المهنة، تقوم بملء طلب فتح سجل تجاري. ثم تقوم بسداد الرسوم المقررة لاستخراج ملف السجل التجاري، وتقوم إدارة السجل التجاري بتحديد موعد لك لاستلام السجل الخاص بك. في حالة كنت بالفعل قد قمت باستخراج البطاقة الضريبية مسبقاً، فسوف تقوم بالتوجه إلى إدارة الغرفة التجارية بنفس الأوراق التي أشرنا إليها، بالإضافة إلى (أصل وصورة ضوئية من البطاقة الضريبية)، والبدء في استخراج سجل تجاري بنفس الخطوات السابقة… ملحوظة: سوف يتم سداد (0. 02% أي اثنان جنيه لكل 1000 جنيه) من قيمة رأس المال للمشروع سنوياً إلى إدارة الغرفة التجارية باسم شركتك، فمثلاً إذا كان رأس مال الشركة 100000جنيهاً، فإن الرسوم المقرر سدادها سنوياً إلى إدارة الغرفة التجارية هي 200 جنيهاً. في هذا الصدد هناك ملاحظة هامة جداً يجب أن تعلمها أثناء استعدادك للبدء في تنفيذ الإجراءات القانونية لتأسيس شركتك وهي:- بعض الأنشطة التجارية تتطلب الحصول على تصريح من الجهات الأمنية قبل مزاولة النشاط التجاري الخاص بهذه الأنشطة، واستخراج السجل التجاري للمشروع، وهذا التصريح يسمى (الموافقة الأمنية).. يتطلب الحصول على هذا التصريح أن تقوم إدارة الغرفة التجارية بإرسال كافة المستندات التي قمت بتقديمها لاستخراج السجل التجاري الخاص بك، مع تقديم صحيفة الأحوال الجنائية (للذكور فقط)، إلى الجهات الأمنية المختصة، وهو إجراء روتيني، ويمكنك استخراج ملف السجل التجاري بعد الحصول على هذه الموافقة مباشرة.
كوم/ جوميا)، فإن هذه المواقع تشترط وجود سجل تجاري وبطاقة ضريبية خاصة بك، حتى يتم اعتمادك كتاجر.