تحديد هيكل التقرير وبنيته: ويعتمد ذلك على:
تحديد ما إذا كان التقرير رسميًّا أم غير رسمي. طول التقرير. نوع التقرير، إذ قد يكون تقرير بحث ، أو تقرير مختبر، أو تقرير أعمال، أو تقرير تحقيق أو غيرها ذلك، وبناءً على نوع التقرير يُمكن أن تتضمن البنية: صفحة العنوان، ملخص تنفيذي، محتويات، مقدمة، الهدف، الخطوات، الاستنتاجات، التوصيات، المراجع، الملاحق، المقاطع وهي تتضمن عناوين فرعية قد تكون مرقمةً في بعض الأحيان. صياغة مسودّة الجزء الأول من التقرير: بمجرد تحديد بنية التقرير، تأتي مرحلة كتابة العناوين والبدء في ملء هذه المعلومات التي جُمعت، هنا يجب تحديد الأهداف والإجراءات والنتائج، والبدء في معرفة ما سيحدث في ملحق التقرير. طريقة عمل تقرير جامعي. تحليل البيانات واستخلاص النتائج: يُفسير هذا الجزء البيانات التي جُمعت، ومن خلاله يمكن الوصول إلى النتائج التي تُجيب عن الأسئلة الآتية. ماذا وجدت؟
ما هي أهمية النتائج التي خرجت من تحليل البيانات؟
إلى ماذا تشير النتائج؟
في هذه الخطوة لا يجب تضمين أي معلومات جديدة في النتائج. تقديم التوصيات: تُحدد التوصيات الحلول للمشكلة من وجهة نظر الكاتب أو تحدد ما يعتقد الكاتب أنه يجب أن يحدث بعد ذلك، وليتمكن من تحديد التوصيات يمكن الاستعانة بما يأتي:
قراءة البيانات والنتائج الخاصة بالتقرير.
- طريقة عمل تقرير جامعي
- صفات السكرتير الناجح | المرسال
- صفات السكرتير الناجح - موضوع
- ما هو تخصص السكرتارية التنفيذية | المرسال
طريقة عمل تقرير جامعي
بكل تأكيد هناك الكثير من التقارير التي سيكون عليه
متابعتها بجانب التقرير الذي قدمته إليه. التفاصيل الموجودة مصطلح قد يبدوا لكثيرين على أنه كلمتين
متناقضتين ولكن كمشرف على فريق العمل لا يجب أن تكون كذلك. مدير المشروع الذي
يستطيع أن يقدم تقرير حالة المشروع الخاص به دون الإطالة يكون مدير مشروع ذو قيمة
كبيرة. مقال يهمك: طريقة اعداد تقرير عن حالة مشروع نصيحتي أن تكتب تقرير حالة مشروعك كما لو كنت تكتب
برقية من الطراز القديم، كل حرف له ثمن، وأتباع المعلومات الآتية كذلك: أكتب تقرير حالة مشروعك في نقاط، ولا تستخدم الجمل والسرد، لا يجب أن تكون أي جمل مطولة في تقريرك. تجنب الاستخدام غير الضروري للعناوين والفواصل. بذل أقصى جهد لتقصير الجمل والكلمات. تجنب وضع الصفات والحالات وسط الجمل مثل جيد، جيد جداً، سيئ, سيئ للغاية. البيانات الرئيسية الإدارة العليا سوف تحتاج معلومات وبيانات أساسية
ورئيسية لتحديد الحالة العامة لصحة المشروع ومقارنتها بمعالم ومشاكل المشروع،
للوقوف على صحة المشروع، يجب أن تشمل هذه البيانات التالي: اسم المشروع. رقم التعريف بالمشروع إذا كانت شركتك تستخدم أداة لتخزين بيانات المشاريع. طريقة كتابة تقرير عمل. الحالة الإجمالية لصحة المشروع.
ذات صلة كيفية كتابة تقرير أسبوعي خطوات كتابة تقرير
التحضير المُسبق والتخطيط
عند التحضير والتخطيط لكتابة تقرير، يؤخذ بعين الاعتبار ما يلي: [١]
وضع ملخّص للموضوع: يشتمل هذا الملخّص على معرفة ما يتمّ عرضه ولمن يتوجّه هذا التقرير؛ بحيث تكون المعلومات الموجودة فيه واضحة، وذات هدف. وضع الملخّص بعين الاعتبار طوال الوقت؛ بحيث تظلّ فكرة لمن ولماذا تتمّ كتابة هذا التقرير موجودة بالفكر أثناء التحضير والكتابة، وأثناء الكتابة يجب التركيز على أهمّ المعلومات المرغوب إيصالها، وتجنّب كل ما ليس له علاقة بالموضوع، وكذلك العمل على تنظيم الأفكار أثناء البحث والدراسة بتقسيمها إلى أقسام، والحرص على تتبّع المصادر. الاهتمام بأسلوب الكتابة
عند كتابة التقرير يُنصح باستخدام لغةٍ واضحة وكلمات دقيقة، وجعل النص سهلاً عن طريق استخدام الكلمات القصيرة بدلاً من الطويلة، واستعمال الجمل القصيرة، كما يُنصح بتجنّب استخدام المُصطلحات المتخصّصة، وفي حال استلزم الأمر ذلك فإن من الضروري شرح كل مصطلح، مع مراعاة عدم استخدام أكثر من خمس مُصطلحات متخصّصة واستبدالها بكلمات أبسط، ويُؤخذ بعين الاعتبار الاهتمام بأسلوب الكتابة ومعناها، والاهتمام بقواعد النحو والتدقيق الإملائي كذلك.
مهارات السكرتير التنفيذي
التوسيع في التحصيل العلمي في كل ما يخص دراسة السكرتارية التنفيذية. الاطلاع على شؤون المجتمع ، والأخبار العامة. معرفة اللوائح والنظم المعمول بها في البلاد التي يتعامل معها في مجال العمل. ومن أهم المهارات التي يجب أن تتوفر في السكرتير التنفيذي هو أن يكون لديه لغة متمكنة وخاصة لغة البلاد التي يعمل بها. السكرتارية ما هي إلا تنظم الإدارة ، والتنظيم يعد أهم مهارة يجب أن تتوفر لدى السكرتير التنفيذي. القدرة على تكوين علاقات مع أصحاب العمل ، ومن هم خارج العمل. معرفة الأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها. الإلمام بالمواضيع العامة ، والثقافية. معرفة اللوائح المعمول بها في البلد. الخبرة في طريقة كتابة التقارير ، والمعلومات المهمة. معرفة كيفية إعداد التقارير الفنية المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية. القدرة على التحكم في تنظيم الوقت للمديرين. معرفة كيفية التواصل مع الأشخاص من خلال استخدام الألفاظ المناسبة. صفات السكرتير الناجح | المرسال. العمل تطوير شخصيته ، والتعامل مع المديرين بطريقة صحيحة. [1]
مهام السكرتير التنفيذي
هناك الكثير من مهام السكرتارية التنفيذية وهي: [2]
معالجة البريد
ويمكن معالجة البريد عن طريق عدة أمور وهي:
استلام البريد اليومي.
صفات السكرتير الناجح | المرسال
10 الإجابات
حتى تتميز بعملك في السكرتارية لا بد من أن تركز على نقاط شخصية و عملية مهمة. تحمل ضغوط العمل. ترتيب و تنظيم الوقت فهو مفتاحك للنجاح. ترتيب و تنظيم المعاملات و الملفات. وضع و ترتيب الأولويات. الإبتسام الدائمة (الإبتسام بوجه أخيك صدقة). التطوير الذاتي و التعلم المستمر. صفات السكرتير الناجح - موضوع. ان يكون قادر علي وضع مؤشرات أداء KPI عملة ومهامه المتواجدة ببطاقة الوصف الوظيفي
صفات السكرتير الناجح
يشهد العلم تغييرات جذرية سريعة ومتتابعة، حيث أصبحت السمة الغالبة على بيئة العمل المحيطة بنا هي التقلب والتغيير الديناميكي السريع، بالإضافة إلى التميز هذا التغيير بالتقدم التكنولوجي، واحتوائه على مفاهيم إدارية جديدة ومتطورة، قادت علماء الإدارة والباحثين إلى الاهتمام بالعنصر البشري، لأنة هو محور التغيير من خلال التغلغل في صفات السكرتير الناجح. وحيث إن عمل السكرتير أصبح في غاية الأهمية بالنسبة لمكاتب الرؤساء لما يقوم به من أعمال خاصة متعددة ومتنوعة، فيجب أن تتوافر فيه عدة صفات تعينه ويعتمد عليها في حسن التصرف في عملة وحل المشكلات اليومية للعمل، وذلك للحصول على نتائج ذات جودة وسرعة عالية، والتعرف على الاستراتيجيات، وفنون الإدارة الحديثة، التي باتت تعتمد على العلوم الحديثة، كأساس للتنمية والتطوير، إن معرفة أسرار الشخصية تقودنا للتعرف على النفسية البشرية، التي تقود الإنسان إلى دائرة الإبداع، ويمكن تقسيم الصفات التي يجب أن تتوافر في السكرتير إلي ثلاثة أقسام كما يلي:-
أولا- الصفات الشخصية للسكرتير:-
- أن يكون نزيها، حسن السير والسلوك.
صفات السكرتير الناجح - موضوع
سادسا - استقبال زوار المدير المباشر:
يستقبل الزوار. يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة. يقوم باستقبال كبار الضيوف. سابعا - ترتيب السفريات:
يجمع البيانات المتعلقة بالسفر. يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها. يجهز ملف السفر. يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير. يلغى الزيارة حسب طلب المدير. ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:
يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات. يصنف المحفوظات. يرمز المحفوظات. يفهرس المحفوظات. يحفظ المحفوظات. يتلف المواد المحفوظة. يحضر الملفات عند الطلب. تاسعا - متابعة اعمال الادارة:
يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة. يطلع على ملف المتابعة يوميا. يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع. يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه. عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
يؤمن المواد والمستلزمات. ما هو تخصص السكرتارية التنفيذية | المرسال. يعد بلاغات الصيانة والاعطال. يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة. يستلم المواد والمستلزمات للادارة. يحضر المصروفات النثرية للادارة. حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office
يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج
يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج. ينشى الجداول باستخدام
ما هو تخصص السكرتارية التنفيذية | المرسال
صفات السكرتير الناجح ، ليس من المبالغة القول إن السكرتير الجيد هو أداة نمو الشركة بأكملها ، تلك الوظيفة هي الرابط الرئيسي بين الإدارة الممثلة في صاحب العمل أو الرئيس ، وبين العمل الفريق والموظفون الذين يعرفون الرؤى المتعلقة بثقافة الشركة واتجاهها المستقبلي ، هي وظيفة عامة موجودة في جميع المجالات تقريبًا بما في ذلك الاقتصادية والسياسية والهندسية والتجارية ، ولأهميتها يراجع الموقع المرجعي أهم صفات السكرتير الناجح. ما هي وظيفة وواجبات السكرتير؟ تتمثل المهام الرئيسية للسكرتير أو المساعد الإداري – كما يطلق عليها – في تسهيل الاتصالات داخل المكتب الإداري والتفاعلات الميدانية مع الموظفين والجمهور ، بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات وتنظيم المهام وفقًا للأولويات وتقديم الدعم الشخصي للموظفين ، وكذلك الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها ، وبما أنها وظيفة تحتاج إلى مجموعة متنوعة من المهارات ، الشخصية والعملية على حد سواء ، يجب أن تكون السكرتيرة موظفة جديرة وذات خبرة واسعة في مجالها المهني.
ترتيب البيانات للمدير. ترتيب السفريات
ترتيب البيانات المُرتبطة بالسفر. حجز الحجوزات المطلوبة ومُتابعتها. كتابة تقرير متعلق بالسفر. التواصل مع الجهة المُضيفة لإخبارها عن موعد وصول المدير. التواصل مع المدير تنظيم جدوله في خارج البلاد. تنظيم محفوظات الإدارة
تنظيم المكان الذي يناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات. ترتيب المحفوظات وفق كل قسم. ترميز المحفوظات. فهرسة المحفوظات. إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة. إحضار الملفات المرتبة عند الحاجة. متابعة أعمال الإدارة
معرفة الموضوعات التي لم تنتهي وتحتاج لمتابعة. رؤية ملف المتابعة بصورة يومية. اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع. حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص. استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
مُعالجة النصوص ، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word. تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point. إنشاء الجداول من خلال برنامج Excel. تنظيم المواعيد بمساعدة برنامج Out Look. إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access. تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة. معرفة الأخبار وآخر الأحداث عن طريق الحاسوب. إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
عمل الخطابات المتعلقة بطلبات مُوظفي الإدارة.